Mapeamento de Processos (POP)
Utilizamos a metodologia POP (procedimento operacional padrão) para mapear e redefinir os processo, que tem a função de detalhar passo a passo das etapas essenciais de cada atividade de um departamento. Descreve todas as tarefas necessárias para que uma atividade possa ser realizada por qualquer colaborador com o processo em mãos, além de trazer sugestões sobre ferramentas (automações) necessárias para sua execução
Etapas do Processo.
- Mapeamento do passo a passo de cada atividade, onde começa e termina a rotina do processo e do profissional, siglas, sistemas utilizados, sites acessados, Stakeholders envolvidos e demais detalhes;
- Após, revisão com o foco de ganhos de produtividade, corrigir possíveis falhas, unificar processos e sub-processos;
- Apresentação para o cliente, iniciar o processo de remodelagem com foco em ganhos de produtividade, controles e organização;
- Estudo sobre Processos que podem ser automatizados, indicação de ferramentas e soluções;
Manual POP (Finalizado):
- Descrição end to end de cada atividade
- Imagens, siglas, sites e sistemas acessados
- Workflows e Fluxos
- Modelos de Documentos
- Calendário Operacional de atividades e pagamentos
Módulos do Processo POP.GSQ
Levantamento dos processos – end to end;
Descrever atividades step by step;
Identificação de todas as rotinas atuais com SLA’s;
Levantamento das informações do Workflow;
Criação do calendário operacional;
Prints de telas usadas na operação, links de acessos, repositórios, níveis de aprovação.
Revisão dos processos de Mapeamento;
Auditoria de todas as etapas;
Identificação de pontos não mapeados;
Reconstrução das rotinas;
Indicação de pontos vulneráveis e apontamento;
Reconstrução do Workflow.
Recepção dos materiais e informações identificadas no processo de Mapeamento e Revisão;
Construção dos documentos matrizes “Mapeamento do Processo, Workflow e Calendário Operacional” de cada atividade;
Construção do Manual Operacional: Descritivos completos / Workflows / Calendários Mensais (timeline) / Imagens / responsabilidades por área / função / SLA’s.
- Definição do cronograma e prazo final;
- Definição de todas as atividade do projeto;
- Nomeação dos lideres de cada processo;
- Definição cronológica das atividades;
- Data das agendas.
- Reuniões presencias / remota;
- Levantamento do processo dentro
das matrizes GSQ; - A GSQ constrói mapeamento do
processo / remodelagem; - Reunião de revisão com os responsáveis;
- Validações Finais;
- Levantamento de prints de tela, links dos
acesso e sistemas; - Formalização do “de acordo”.
- Reunião de apresentação com a presença
do owner do projeto; - Ajustes finais;
- Validação Final do cliente “de acordo”;
- Fechamento do POP;
- Entrega e Protocolo.